27 ago Dicas essenciais para organizar eventos ao ar livre
Produzir eventos é pensar em cada detalhe com antecedência para que tudo saia perfeito no dia, e quando eles são realizados em locais abertos isso exige ainda mais atenção e cuidado.
Eventos ao ar livre são ótimas alternativas para quem busca criar um ambiente mais descontraído que estimula o relacionamento pessoal. Por isso separamos algumas dicas de planejamento e logística para aumentar suas chances de sucesso nesse tipo de evento.
- Checklist
O primeiro passo de qualquer evento de sucesso é fazer um levantamento de todos os itens essenciais, com meses de antecedência.
Anote, calcule e utilize planilhas para manter o controle de tudo e evitar surpresas desagradáveis mais para frente.
- Clima
Um item fundamental em eventos ao ar livre são as condições climáticas no dia da sua realização, que podem favorecer ou acabar com a festa.
Procure escolher uma época mais seca para evitar chuvas e ventanias, e cheque a previsão do tempo a partir das semanas anteriores à data escolhida.
Se o local for todo aberto, é interessante alugar toldos para criar áreas cobertas para proteger convidados, alimentos e bebidas, assim você evita transtornos em caso de mau tempo.
- Lugar adequado
Escolher o local adequado é ainda mais importante em um evento ao ar livre. Opte por ambientes que tenham uma bela vista, sejam agradáveis e ofereçam infraestrutura completa com serviços e acomodações de qualidade para garantir o conforto do seu público.
Além disso, não se esqueça de analisar o acesso ao local. Quanto mais facilidades ele oferecer, melhor. Pense em como seus convidados podem chegar de carro, bike, moto, metrô, ônibus e até mesmo de avião.
- Luz, som e cenografia
Locais abertos nem sempre oferecem fontes de iluminação adequadas, por isso é essencial calcular a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado.
Prezar pela qualidade dos equipamentos de som também é fundamental, já que a céu aberto o som ecoa mais longe e perde potência. Por fim, para encantar os participantes é preciso investir em uma cenografia impactante, que seja criativa e valorize o espaço.
- Alimentos e Bebidas
Torne seu evento o mais agradável possível e ofereça opções de bebida e alimentação, pois sempre haverá consumo nessas ocasiões.
Eventos ao ar livre pedem um clima mais informal e isso também pode ser incorporado na escolha de alimentos e bebidas, com a contratação de food trucks e drinks tropicais, por exemplo.
- Equipes especializadas
Contrate equipes médicas, de segurança e de limpeza para garantir que nenhum imprevisto atrapalhe a festa.
Em eventos abertos é preciso ter maiores cuidados com a limpeza e as normas sanitárias, por isso contrate banheiros químicos que atendam o público estimado, espalhe lixeiras por todo o local e garanta que uma equipe limpe o local enquanto ele acontece, e não apenas depois que ele termina.
- Energia
Por último, mas não menos importante, você não pode colocar seu evento em risco no caso de falta de energia.
Alugue um gerador compatível com o tamanho do evento e evite dores de cabeça aos 45 minutos do segundo tempo.
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