Dicas essenciais para organizar eventos ao ar livre

Produzir eventos é pensar em cada detalhe com antecedência para que tudo saia perfeito no dia, e quando eles são realizados em locais abertos isso exige ainda mais atenção e cuidado.

Eventos ao ar livre são ótimas alternativas para quem busca criar um ambiente mais descontraído que estimula o relacionamento pessoal. Por isso separamos algumas dicas de planejamento e logística para aumentar suas chances de sucesso nesse tipo de evento.

  1. Checklist

O primeiro passo de qualquer evento de sucesso é fazer um levantamento de todos os itens essenciais, com meses de antecedência.

Anote, calcule e utilize planilhas para manter o controle de tudo e evitar surpresas desagradáveis mais para frente.

  1. Clima

Um item fundamental em eventos ao ar livre são as condições climáticas no dia da sua realização, que podem favorecer ou acabar com a festa.

Procure escolher uma época mais seca para evitar chuvas e ventanias, e cheque a previsão do tempo a partir das semanas anteriores à data escolhida.

Se o local for todo aberto, é interessante alugar toldos para criar áreas cobertas para proteger convidados, alimentos e bebidas, assim você evita transtornos em caso de mau tempo.

 

  1. Lugar adequado

Escolher o local adequado é ainda mais importante em um evento ao ar livre. Opte por ambientes que tenham uma bela vista, sejam agradáveis e ofereçam infraestrutura completa com serviços e acomodações de qualidade para garantir o conforto do seu público.

Além disso, não se esqueça de analisar o acesso ao local. Quanto mais facilidades ele oferecer, melhor. Pense em como seus convidados podem chegar de carro, bike, moto, metrô, ônibus e até mesmo de avião.

  1. Luz, som e cenografia

Locais abertos nem sempre oferecem fontes de iluminação adequadas, por isso é essencial calcular a quantidade apropriada de lâmpadas para que todo o espaço seja bem iluminado.

Prezar pela qualidade dos equipamentos de som também é fundamental, já que a céu aberto o som ecoa mais longe e perde potência. Por fim, para encantar os participantes é preciso investir em uma cenografia impactante, que seja criativa e valorize o espaço.

  1. Alimentos e Bebidas

Torne seu evento o mais agradável possível e ofereça opções de bebida e alimentação, pois sempre haverá consumo nessas ocasiões.

Eventos ao ar livre pedem um clima mais informal e isso também pode ser incorporado na escolha de alimentos e bebidas, com a contratação de food trucks e drinks tropicais, por exemplo.

  1. Equipes especializadas

Contrate equipes médicas, de segurança e de limpeza para garantir que nenhum imprevisto atrapalhe a festa.

Em eventos abertos é preciso ter maiores cuidados com a limpeza e as normas sanitárias, por isso contrate banheiros químicos que atendam o público estimado, espalhe lixeiras por todo o local e garanta que uma equipe limpe o local enquanto ele acontece, e não apenas depois que ele termina.

  1. Energia

Por último, mas não menos importante, você não pode colocar seu evento em risco no caso de falta de energia.

Alugue um gerador compatível com o tamanho do evento e evite dores de cabeça aos 45 minutos do segundo tempo.

 

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Você sabia que o São Paulo Expo possui área externa para realizar eventos ao ar livre?

Seus espaços totalmente adaptáveis atendem a proposta de variados tipos de eventos e ações. São 50 mil m² que podem abrigar exposições, test-drive, lançamento de produtos e outras ações integradas.

O São Paulo Expo também possui um rooftop com 20 m de altura e 17 mil m² de área para sediar diferentes tipos de eventos. Sua linda vista panorâmica oferece um ar moderno e sofisticado para celebrar momentos marcantes com elegância e praticidade.

Diversos eventos já aproveitaram esses espaços para oferecer experiências diferenciadas, como a M&T Expo, a Streetopia e o Salão Duas Rodas, que acontecerá em novembro. Vem conferir as imagens dos eventos que passaram por aqui e inspire-se em boas ideias: https://www.saopauloexpo.com.br/pt/galeria/



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